구글워크스페이스 실무마스터 2탄 - 구글 스프레드시트 (1) | 시작하기, 공유 방법, 공동 작업 기초

구글 스프레드시트 기초 사용법과 공유 팁을 담은 썸네일

 

새해를 맞이하여 새로운 마음으로 일잘러가 되고 싶은 직장인 여러분! 업무 효율을 높이고 싶은 직장인들에게 제가 가장 추천하는 도구는 바로 '구글 스프레드시트'에요. "엑셀도 어려운데 구글은 또 뭐야?"라고 생각하는 분들 계실텐데 겁먹으실 필요 전혀 없어요. 구글 스프레드시트는 따로 설치할 필요도 없고, 저장 버튼을 누를 필요도 없답니다. 무엇보다 여러 명이 동시에 같은 화면을 보며 일할 수 있다는 점에서 사무직 업무의 신세계를 열어줄거에요. 거래처와 파일을 주고받거나, 현장 직원과 일정을 공유할 때 이보다 편한 도구는 없거든요.

 

오늘은 구글 스프레드시트를 처음 시작하는 분들을 위해, 버튼 하나하나 어디를 눌러야 하는지 아주 상세하게 알려드립니다. 이 글 하나만 따라오시면 여러분도 오늘부터 '구글 시트 능력자'가 되실 수 있습니다.

 

1단계: 구글 스프레드시트 시작하기와 화면 구성

가장 먼저 구글 계정으로 로그인한 뒤, 구글 스프레드시트 홈페이지에 접속하세요.

1. 새 문서 만들기: 화면 왼쪽 상단의 큰 플러스(+) 모양 '내용 없음' 버튼을 누르세요.
2. 제목 정하기: 왼쪽 상단의 '제목 없는 스프레드시트'라고 적힌 칸을 클릭하고 [2026년 실무 관리대장]이라고 이름을 적어보세요.
3. 자동 저장 확인: 화면 상단에 구름 모양 아이콘과 '드라이브에 저장됨'이라는 문구가 보이나요? 이제부터는 타자를 한 글자만 쳐도 구글이 실시간으로 저장해 줍니다. 작업 중에 창을 그냥 닫아도 절대 데이터가 날아가지 않습니다.

구글 스프레드시트 시작하기와 공유 설정 방법을 단계별로 설명하는 초보자용 가이드 화면

2단계: 협업의 핵심 '공유' 버튼 100% 활용하기

구글 시트의 꽃은 '공유'입니다. 오른쪽 상단의 파란색 [공유] 버튼을 눌러보세요.

• 방법 A (특정인 초대): '사용자 및 그룹 추가' 칸에 상대방의 이메일 주소를 넣고 전송을 누릅니다.
• 방법 B (링크 공유): 하단의 '일반 액세스'를 [링크가 있는 모든 사용자]로 바꾸세요.
• 권한 설정 (매우 중요): 오른쪽 메뉴에서 다음 중 하나를 선택하세요.
  • 뷰어: 보기만 가능 (단순 정보 전달용)
  • 댓글 작성자: 수정은 못 하지만, 의견을 남길 수 있음 (시안 확인용)
  • 편집자: 나처럼 마음대로 수정 가능 (공동 작업용)

3단계: 초보자도 바로 써먹는 구글 시트 전용 기능

엑셀에는 없고 구글 시트에만 있는 아주 쉽고 유익한 기능 2가지를 소개합니다.

1) 체크박스 만들기 (현장 관리/업무 체크)

• 방법: 마우스로 빈 칸들을 드래그한 뒤, 상단 메뉴에서 [삽입] -> [체크박스]를 누르세요.
• 활용: 인쇄 발주 완료, 시공 완료 등 업무 진행 상황을 마우스 클릭 한 번으로 표시할 수 있습니다.

2) 실시간 댓글로 대화하기

• 방법: 수정이 필요한 셀을 마우스 우클릭한 뒤 [댓글]을 누르거나 단축키 Ctrl + Alt + M을 누르세요.
• 활용: "과장님, 이 부분 단가 확인 부탁드려요"라고 적으면 상대방에게 알림이 가고, 해당 셀 안에서 카톡처럼 대화를 나눌 수 있습니다.

4단계: 이것만 알아도 전문가 소리 듣는 '마법의 함수'

복잡한 계산 대신, 구글 시트의 장점을 극대화하는 함수 하나만 배워봅시다. 바로 IMPORTRANGE입니다.

• 상황: '개인용 비밀 장부'에 있는 매출액 중 일부만 '광고주 공유용 시트'로 자동으로 가져오고 싶을 때 사용합니다.
• 사용법: =IMPORTRANGE("가져올 시트 주소", "시트이름!영역")
• 효과: 일일이 복사해서 붙여넣을 필요가 없습니다. 원본 파일의 숫자를 바꾸면 공유용 파일의 숫자도 실시간으로 따라 바뀝니다.

💡 IMPORTRANGE 실전 사용 예시

예를 들어, 사용자님의 '나만의 비밀 장부' 파일에 있는 1월 매출 데이터를 '광고주 공유용 시트'에 자동으로 뜨게 하고 싶다고 해보겠습니다.

1단계: 가져올 원본 파일의 '주소(URL)' 복사하기

1. 원본 파일(비밀 장부)을 엽니다.
2. 브라우저 맨 위 주소창에 있는 길다란 주소를 마우스로 전체 드래그해서 [복사]합니다.
   • 예: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1abcd123456789/edit#gid=0

2단계: 가져올 데이터의 '이름과 범위' 확인하기

1. 원본 파일 하단 시트 탭 이름을 확인합니다. (예: 1월매출)
2. 가져올 셀 범위를 확인합니다. (예: A열 1번부터 C열 10번까지라면 A1:C10)

3단계: 공유용 시트에 수식 입력하기 (결합)

이제 데이터를 보여줄 '광고주 공유용 시트' 빈 칸에 아래처럼 입력합니다. 반드시 주소와 범위 앞뒤에 큰따옴표(" ")를 넣어야 합니다.

입력할 수식: =IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1abcd123456789/edit", "1월매출!A1:C10")

[따라해보기] 임포트레인지 실제 예시

만약 내 원본 시트 주소가 abc123이고, 시트 이름이 시공현황, 범위가 A1:E20이라면?

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/abc123/edit", "시공현황!A1:E20")

• 주의1: 시트 주소 전체를 큰따옴표 안에 넣으세요.
• 주의2: 시트 이름 뒤에 느낌표(!)를 꼭 붙이고 범위를 적으세요.
• 주의3: 처음 입력 후 뜨는 [액세스 허용] 버튼을 꼭 눌러야 연결됩니다.

인쇄나 시공 업무는 여러 사람의 손을 거칩니다. 이때 "파일 보내주세요"라는 말을 주고받는 시간만 아껴도 업무 속도가 2배는 빨라집니다. 팀장이 되었을 때 팀원들에게 "이 링크 하나로 우리 일하자"라고 제안해 보세요. 그게 바로 업무 생산성 강화의 시작입니다.

 

[초보자 필독] 자주 묻는 질문(FAQ)

• Q: 실수로 데이터를 지워버렸어요. 어떡하죠?
  • A: 당황하지 마세요! 상단 메뉴의 [파일] -> [버전 기록] -> [버전 기록 보기]를 누르면, 10분 전, 어제, 혹은 일주일 전의 문서 상태로 완벽하게 되돌릴 수 있습니다.
• Q: 엑셀 파일을 구글 시트로 바꿀 수 있나요?
  • A: 네. 구글 시트에서 [파일] -> [가져오기] -> [업로드]를 선택해 엑셀 파일을 선택하면 자동으로 구글 시트 형식으로 변환됩니다.
• Q: 인터넷이 안 되면 못 쓰나요?
  • A: 크롬 브라우저를 쓴다면 '오프라인 설정'을 통해 인터넷이 없는 곳에서도 작업하고, 나중에 연결되었을 때 동기화되도록 설정할 수 있습니다.

결론 (마무리)

새해 첫날, 구글 스프레드시트의 기초를 익히신 여러분을 응원합니다. 처음에는 생소하겠지만, 딱 일주일만 업무에 적용해 보세요. "왜 진작 안 썼지?"라는 생각이 드실 겁니다. 도구의 변화는 곧 업무 습관의 변화로 이어지고, 이는 여러분의 가치를 높여줄 것입니다. 2026년, 구글 시트와 함께 스마트한 직장 생활을 시작하시길 바랍니다!

 

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구글 도구들의 전체적인 장단점과 어떤 업무에 적용하면 좋을지 다시 보고 싶다면

👉 [1탄] 활용법 총정리 | 구글 도구들의 장단점과 업무 적용 팁 다시보기

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데이터를 보기 좋게 만드는 것이 실력입니다. 필터, 틀 고정, 서식 지정을 통해 전문가처럼 문서를 다듬는 기술을 알아봅니다.

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